退職挨拶メール例文【社内・社外】件名やタイミングは？英語の場合は？

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退職の挨拶は、本来ならば直接会って口頭で伝えるべきですが、それが難しい場合に、代替えとしてメールを送ってもよいとされています。

退職の挨拶メールの書き方と送る時期を、まとめてみました。
すぐに使える例文も紹介しますよ。

・社内に送る退職挨拶メール例文。件名やタイミングは？
・上司に送る退職挨拶メール例文。件名やタイミングは？
・社外(取引先・顧客)に送る退職挨拶メール例文。件名やタイミングは？
・退職挨拶メールを英語で送る場合の例文。件名は？

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社内に送る退職挨拶メール例文。件名やタイミングは？

挨拶メールを送るタイミング

社内に送る退職挨拶メールは、最後に出勤する日に送信します。

まだ会える可能性がある時期に送るのは、会って挨拶をしないと言っているようなもので、よくありません。

そういった意味で、送る時間は退社時間間際がよいでしょう。

有給消化などで、書類上の退職日には出勤しない場合も、最終出勤日で構いません。

ポイント

・件名は「退職の挨拶」など、用件を簡潔に
・退職理由は「一身上の都合」とするのが常識。
・ただし、結婚や出産による退職の場合は書いてもいい
・社内用のメールを使って、転職先について書くのはダメ
・愚痴や訓示的なものは書かない

この、5つがポイントになります。

一人ひとりにメールを送るのが無理な時には、一斉メール送信をしても問題ありません。

ただ、「Bcc」を使った方が、スマートです。

例文

お疲れ様です。
総務部の山田です。一身上の都合により3月末で退社することになりました。
在職中はお世話になりまして、本当にありがとうございました。本来ならば直接ご挨拶をすべきところですが、メールでの挨拶にて失礼いたします。
最後になりましたが、皆様が今後もご活躍されることをお祈りしています。

署名

上司に送る退職挨拶メール例文。件名やタイミングは？

挨拶メールを送るタイミングとポイント

上司への退職挨拶メールのタイミングとポイントも、基本的には社内に送る退職挨拶メールと同じです。

もちろん、上司だけには、特別に感謝の気持ちを伝える文面にしても構いません。

一斉送信ではなく、個別に名前入りで送るだけでも、丁寧な印象になります。

例文

□□部長、お疲れさまです。

総務部の山田です。

ご承知の通り、本日付で退職することになりました。

□□部長には、入社当時より、ご指導ご鞭撻を頂き、大変感謝しております。
本当にありがとうございました。

お会いしてご挨拶したかったのですが、メールでの挨拶になってしまいましたことをお詫び申し上げます。

末筆ながら、□□部長のご健康とご活躍を祈ります。

署名

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社外(取引先・顧客)に送る退職挨拶メール例文。件名やタイミングは？

挨拶メールを送るタイミング

社外に送る退職挨拶メールの時期は、最終出社日の１ヶ月前ぐらいがいいでしょう。

あまりに伝えるのが遅いと、「メールに気付いた時にはもう連絡が取れない」ということにもなりかねません。

また、ギリギリまでバタバタしている印象を与えてしまって、印象もよくありません。

ただし、「会社として退職を認められていること（社外に公表してもいいということ）」「後任者が決まっていること」を確認してから送りましょう。

この点がハッキリしないうちに、退職を伝えてしまうと、相手先の担当者は取引に不安を感じてしまいます。

ポイント

社内用退職挨拶メールのポイントと同じく、

という5つは同じです。

これに加えて、「退職日と、後任者や引き継ぎを明記する」というのがポイントになります。

一斉送信の場合は、必ず相手は「bcc」に入れ、自分のアドレスを「To」に入れましょう。

社外の場合は、送り先同士でアドレスを知られないようにしなければなりません。

例文

株式会社○○　営業部
××××様

いつもお世話になっております。
株式会社□□の山田です。

私事で大変恐縮ですが、5月31日をもちまして、退職することになりました。××様には、在職中、何かとお世話になり心より感謝しております。
あらためて深くお礼を申し上げます。本来ならばお伺いしてご挨拶すべきところですが、このような形でのご連絡となりましたことをお詫び申し上げます。なお、後任は、◎◎太郎でございます。
変わらぬお取引の程よろしくお願い申し上げます。

末筆ながら、××様のご健康とご活躍を心よりお祈り申し上げます。

署名

退職挨拶メールを英語で送る場合の例文。件名は？

件名

件名さえきちんと書いていれば、内容は半分ぐらい伝わったも同然ですから、

簡潔に退職の事実を件名に書きます。

退職のお知らせという英文は次のとおりです。

・Notice of resignation
・Resignation announcement

例文

My Dear Colleagues,
親愛なる同僚の皆さんへ

I’d like to let you know that I am leaving my position at ○○ Corporation on △ □□.
この度△月□□日付で○○社を退社することになりましたことを連絡いたします。

It has been a privilege to work with you as a member of the joint project.
共同プロジェクトのメンバーとしてご一緒に働く事ができて、大変光栄でした。
I wish you and your company all the best.
皆様のご活躍をお祈りしております。Best Regards,署名