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【退職の挨拶】手紙の書き方文例。社内や社外に送る内容は?


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会社を退職する時には、今までお世話になったことを、直接お会いして御礼を言いたいですね。

 

しかし時間的などの理由でそれができない時には、退職の挨拶の手紙を送ることにいたしましょう。

 

でもいざ書くとなるとどのように書いたら良いのか悩んでしまいますね。

 

今回は、退職する時に書くご挨拶の手紙の文例を中心に、手紙を送る時期や手紙を書く際に使われる便箋などのマナーについてご紹介します。

 

 

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退職の挨拶の手紙を送る時期は?

はてなマークのビジネスウーマン

 

退職の挨拶の手紙について、送る時期はいつ頃が良いのでしょうか。

 

社内

社内の方には事前に退職日など知られています。

 

そのため退職の挨拶の手紙については、退職当日にお世話になったことへの感謝の気持ちを込めて送ると良いでしょう。

 

ただ会社によっては、慣習として退職の挨拶の手紙を出す日にちが決まっている場合などありますので、確認してみるのもおすすめです。

 

社外

特に営業などで社外的なつながりのある方にとって、退職のご挨拶は大切なことですね。

 

手紙を送る時期としては、3週間ほど前が良いかと思います。

 

少し早いかと思われる方もいるかもしれませんが、社外的なご挨拶には退職した後引き継ぎをしてくれる方のことも連絡しなくてはなりません。

 

退職日近くに挨拶の手紙を送ると、相手の方は仕事上引き継ぎがうまく言っているのかとても不安になり、また不信感の原因にもなりかねませんね。

 

取引にも影響が出てきますので少しでも早めに送るのが良いでしょう。

 

また送る時は会社や状況にもよりますが、上司に、退職の挨拶の手紙を出す時期について指示を仰ぐことも必要な場合があるかもしれません。

 


社内へ送る退職挨拶の手紙文例【上司・同僚・社長】

拝啓 手紙と筆ペン
それでは実際に文例をご紹介する前に、どのような内容で書けばよいのかについてはこちら。

・ 季節のご挨拶

 

・ 退職をすること、その日付

定年退職については退職理由を書いても良いですが、自己都合退職などは「一身上の都合」もしくは退職理由は書かないようにしたほうが良いでしょう。

 

・ 在職中お世話になった御礼のご挨拶

エピソード等を加えるのであれば簡潔に書きましょう。

 

・ 締めの言葉

それでは例文をご紹介します。

 

上司への文例

拝啓
立春の候、益々ご健勝のこととお喜び申し上げます。

さて私儀

この度一身上の都合により2月末日にて退職することとなりました。
在職中はご指導と御鞭撻を賜り厚く御礼申し上げます。入社以来4年新人の不慣れな私をここまで導き、社会人としての心構えや仕事のノウハウなど手取り足取りご指導いただいたこと今はただただ感謝の気持ちでいっぱいです。
今後ともご指導ご厚誼を賜りますよう心よりお願い申し上げます。略儀ではございますが書面にてお礼のご挨拶とさせていただきます。

敬具

令和○○年○月

 

同僚への文例

拝啓
立春の候、益々ご健勝のこととお喜び申し上げます。

さて私こと

この度一身上の都合により2月末日にて退職することとなりました。

在職中におきましては公私に渡り御厚情をいただき誠にありがとうございます。また退職時にはお心遣いのこと感謝いたしております。

入社時に隣同士になったご縁でその後お互いに切磋琢磨しながら過ごした日々を今懐かしく思い返しております。大きなプロジェクトにお互い携われた時に意見を交換したり補い合いながらプレゼンテーションをしたことが今私にとって良い経験だったと思います。

来月よりかねてからの夢でした○○に向けまして邁進していく所存です。
今後ともご指導ご厚誼を賜りますようお願い申し上げます。末筆ではございますが、改めてご厚情に感謝申し上げますとともに、ご多幸をお祈り申し上げます。

敬具

令和○○年○月

 

社長への文例

拝啓
立春の候 益々ご清祥のこととお喜び申し上げます。

さて私儀

2月末日を持ちまして無事定年をむかえ退職となりました。在職中は公私に渡りお世話になり誠にありがとうございました。

40年近く現場で携わらせていただき、社長の励ましやご指摘にいくどとなく助けられてきましたことは今懐かしく思い起こしております。これらの貴重な経験を今後の人生において活かしながら過ごしていこうと思っております。
改めて感謝申し上げますとともに、ご健康とご多幸をお祈り申し上げます。まずは書中にて御礼のご挨拶を申し上げます。

敬具

令和○○年○月

 

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社外へ送る退職挨拶の手紙文例【顧客・取引先】

手紙とペン
それでは次に社外の方宛の退職の挨拶文例をご紹介します。

 

この場合一番重要であるのは、退職する日付後任の方の情報です。

 

突然、新しい担当となりましたと後任の方が連絡をする前に、一言事前にこちらより「新しい担当者は○○と申します」という連絡を伝えておくと、きちんと引き継ぎがなされているという安心感を持ってもらえますよ。

 

顧客への文例

拝啓
立春の候 益々ご清祥のこととお喜び申し上げます。

さて私こと

2月末日を持ちまして○○株式会社を退職することになりました。今まで○○様にはご愛顧いただきありがとうございました。
3月よりお客様の担当をさせていただきますのは○○と申します。引き継ぎをしておりますのでご安心いただけますと幸いです。また後日改めて○○よりご挨拶させていただくことになると思います。
ご縁がございましてこの○年の間お取引いただき誠にありがとうございました。本来でしたらご挨拶にお伺いするべきところですが書中にて失礼させていただきます。
末筆ではございますが、改めてご厚情に感謝申し上げますとともに、お健やかにお過ごしくださいますよう祈念致しております。

敬具

令和○○年○月

 

取引先への文例

拝啓
立春の候 貴社におかれましては益々ご清栄のこととお喜び申し上げます。

さて私儀

2月末日を持ちまして一身上の都合により○○株式会社を退職することになりました。在職中は格別のご懇情を賜り誠にありがとうございました。
後任は○○というものが担当させていただきます。引き継ぎにおきましてはきちんとしておりますので貴社におかれましてはご安心いただければと思います。
何卒今後共変わらぬご指導ご鞭撻の程よろしくお願いいたします。本来でしたらご挨拶にお伺いするべきところですが略儀ながら書面にて失礼させていただきます。
末筆ではございますが、改めてご厚誼に感謝申し上げますとともに、貴社の繁栄を心よりお祈り申し上げます。

敬具

令和○○年○月

 

手紙や封筒の色や種類は?句読点は?

手紙と万年筆
退職の挨拶を書く際には、封筒や便箋などのマナーをひと通り確認しておくとより安心ですね。

 

封筒の色や種類は?

たとえば封筒についてです。

 

封筒や便箋を買いに行くと柄がついていたり色があったりしたものが多いですよね。

しかし退職の挨拶で使う封筒は、白い無地で和封筒の縦書きを使うようにしましょう。

 

そして封のところが二重になったものが良いです。

一重の封筒はお悔やみやお見舞いなどで使うものですので注意が必要です。

またよくビジネスの時に使われている茶封筒ですが、こちらはあくまでもお仕事での連絡などに使われる封筒ですので、退職の挨拶のお手紙を入れるのには相応しくないでしょう。

 

便箋については?

便箋は白の無地で罫線がついていないもの、もしくは縦の罫線がついているものを使うようにします。

 

横罫線のものはカジュアルすぎるイメージがもたれていますので気をつけてくださいね。

 

句読点は?

句読点については、しきたりを重んじる会社であれば付けないほうがよいでしょう。

 

ただ、絶対に付けてはダメということはないので、心配な場合は上司に確認してみると確実ですね。

 

上司もどちらか分からないということであれば、付けないで送ることをおすすめします。

 

退職の挨拶はお手紙で!

手紙を書く女性 イラスト

 

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手紙で退職の挨拶を書く際の文例をお送りしました。

 

退職の挨拶をメール等で簡単に済ませてしまう方も多いかもしれませんね。

 

ですが、封書のお手紙で退職のご挨拶の文章が届いた時印象はかなり変わります。

 

今まで築き上げた人間関係は今後の人生の強力なバックアップとなるかもしれません。

 

やはり大事な人間関係を維持するためにもお手紙でご挨拶したいですね。

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