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【産休の挨拶メール例文】社内・社外への書き方は?件名や英語の場合は?


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産休を取った際、社会人のマナーとして、会社やその関係者の人たちに挨拶メールを送る必要が出てきます。

 

挨拶メールなどを何も送らずにそのままにしてしまうと、大事なお客様が相手であった場合、突然担当の人が変わってしまうことによって、会社の信用問題にもなりかねませんよね。

 

自分の分を誰かにしっかりやってもらうためには、きちんとした引き継ぎ案内が大切です。

 

では、どのような挨拶メールが適しているのでしょうか?

 

今回は、産休の際に送るメールのご挨拶の例文についてご紹介します。

 

 

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産休の挨拶メールの件名は?送る時期は?

メールを送るOL イラスト

 

メールの件名も、初めて出す方であれば悩むところでしょう。ですが、実はそんなに難しくはありません。

【上司に出す場合】

件名:【○月○日より産休に入ります】

 

【同僚・先輩・後輩に出す場合】

件名:【○月○日より産休のお知らせです】

件名:【産休のご挨拶】○○部 ○○○○(名前)

 

【取引先・お客様に出す場合】

件名:【○○(会社名)の鈴木です。産休のご挨拶】

件名:【産休のご連絡】○○株式会社○○部 ○○○○(名前)

出す相手によって、若干の違いはありますが、産休に入るという点が伝わるものであれば大丈夫でしょう。

 

挨拶メールを送る時期は?

カレンダーとペン イラスト
産休の挨拶メールですがいつ頃送ると良いのでしょうか。

 

一般的には、産休の一ヶ月前に出すのが良いとされています。

 

引き継ぎにも時間がかかりますし、特に社外的な事案につきましてはミスがあると会社への迷惑となってしまいます。

 

早いうちに挨拶メールを出すことによって、相手からの質問がある場合などの対応もできるようにしておきたいものですね。

 


産休の挨拶メールを会社内に書く場合の例文。

ノートパソコンとOL イラスト

 

会社内に挨拶メールを出す場合、上司や同僚、先輩と後輩などによっても少しだけ内容が変わってきますので、注意してくださいね。

 

上司に送る場合

お疲れさまです。

メールでのご連絡、失礼いたします。

○○(部署名)の○○(苗字)でございます。

 

私事で恐縮ではございますが、○月○日より、出産休暇をいただきますことをお知らせいたします。

 

育児休暇を含めた期間は未定になりますが、その間の業務は○○が引き継ぎをいたしますのでよろしくお願いいたします。

 

不在中は皆様に大変ご迷惑をおかけいたしますが、育休が明けましたら、元気に職場復帰させていただきます。

どうぞよろしくお願いいたします。

 

○○(署名)

 

同僚・先輩・後輩に送る場合

お疲れさまです。

○○(部署名)の○○です。

 

私事で恐縮ではございますが、○月○日より出産休暇を取らせていただきますことをお知らせいたします。

 

休暇中の業務につきましては、○○が引き継ぎますので、よろしくお願いいたします。

 

産休の後、育児休暇に入ります。

期間は未定ではありますが、○○カ月以上になる見通しです。

 

最終出社日は○月○日予定です。

 

不在中は皆様に大変ご迷惑をおかけいたしますが、育休が明けましたら、元気に職場に復帰させていただきたく思います。

どうぞよろしくお願いいたします。

 

○○(署名)

このように、上司に送るメールに対し、先輩や後輩、同僚などへのメールはいつから産休に入るか、いつ戻る予定かなど、具体的な日にちもわかる範囲で書きます

 

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同じ部署内・関連部署内に送るメール例文。

ノートパソコンとOL イラスト

 

上記の例文のほか、少し範囲を広げて、部署内や関連部署に一度にメールを送る場合の例文についてご紹介します。

 

メールに確実に書かなければならない内容は下記のとおりです。

・ 産休に入る日
・ 新しい担当者の方の名前
・ 新しい担当者の方の連絡先

これらのことは最低限しっかり伝えなければなりませんので、忘れずに書きましょう。

 

同じ部署内の産休挨拶メール例文

同じ部署内の方には一番迷惑をかけますので、日頃から支えていただいた感謝の気持ちも合わせて伝えるようにしたいものです。

お世話になっております。人事部の○○です。

 

私事ではございますが、このたび、○月○日(○)より出産のため、産休を取らせていただくことになりました。

 

私が担当させていただきました業務は、後任者の△△さんに引き継ぎのお願いをいたしておりますので、問合せなどがありましたら△△さんまでご連絡をお願い致します。

 

最終出社日は○月○日(○)としております。何かありましたらご連絡いただければと思います。

 

ここ数ヶ月は体調などでお心遣いいただき、またご迷惑をおかけし申し訳ありませんでした。
無事産休までやってこられましたのも皆様のおかげです。ありがとうございました。

 

職場復帰につきましては、○年○月の予定をしています。その際にはまた元気にお仕事に携われたらと思っております。

 

今後ともよろしくお願いいたします。

 

関連部署の産休挨拶メール例文

関連部署にメールをする際には、簡潔な内容と業務を引き継いでくれる方の連絡先を忘れずに入れましょう。

○○部の皆さんお疲れ様です。人事部の○○です。

 

私事で大変恐縮ではございますが、○月○日(○)より出産のため、産休を取らせていただくことになりました。

 

休職中の業務に関しましては△△さんに引き継ぎをしております。
△△さんへの連絡方法は下記のアドレスおよび電話番号にてご連絡をお願い致します。
アドレス:
電話番号:

 

長期間お休みをいただくことで、皆様にご迷惑をおかけすることになり誠に申し訳ありません。
○年○月ころに職場復帰をする予定でおり、皆様とまたお仕事をさせていただきたいと思います。

 

今後ともどうぞよろしくお願い申し上げます。

 

取引先やお客様に産休の挨拶メールを書く場合の例文。

打ち合わせ イラスト

 

大事な取引先、お客様には、社内の人たちよりも一層挨拶に出向くことが難しいため、さらに丁寧な挨拶メールを送ることが大事ですよ。

 

社外に向けて産休挨拶メールを出す時には、次のことに注意して書くようにしましょう。

・ 産休により長期休暇となること
・ 最後に出社をする日付
・ 新しい担当者の方の名前
・ 新しい担当者の方の連絡先
・ 今までお世話になったお礼

株式会社○○○様

 

いつも大変お世話になっております。

○○株式会社、○○(苗字)でございます。

 

私事で恐縮ですが、○月に出産のため、○月○日より長期休暇をいただくこととなりました。

 

休暇中の業務につきましては、△△が引きつぎますので、ご連絡いただけますと幸いです。

 

なお、△△へのご連絡はこちらまでお願い致します。

○○○○○(メール・電話などの連絡先)

 

○○様には大変お世話になりました。

育児休暇も終え、職場に復帰いたしました時には、また○○様とお会いできることを楽しみにしております。

 

末筆ではございますが、皆様のご健康とご活躍をお祈り申し上げます。

 

○○株式会社

○○部 ○○課

○○ ○○(名前)

○○株式会社
○○課○○様

 

いつも大変お世話になっております。

○○株式会社○○部 ○○○○です。

 

本日は私事ではございますが、出産休暇をとらせていただくことのご連絡をさせていただきたく、メールをさせていただきました。

 

この度○月○日より出産休暇として、長期のお休みをいただくことになりました。

最終出社日は○月○日です。

 

その間△△という者が後任として、貴社の業務を担当させていただくことになりましたので、どうぞよろしくお願い申し上げます。

△△への連絡は下記のメールアドレスおよび電話番号までお願いいたします。

担当者氏名:
メールアドレス:
電話番号:

 

貴社にはご不便ご迷惑をおかけしないよう、新しい担当者への引き継ぎをしておりますので、ご安心いただければと思います。

復職につきましては○年○月以降を予定しております。

 

また本来でしたら直接お伺いしてご挨拶するべきところですが、メールでのご挨拶になりましたこと申し訳ございません。
○○様のご活躍を心よりお祈り申し上げます。

 

○○株式会社
○○部 ○○○○

 

英語で産休の挨拶メールを書く場合の例文。

英語 メール送信 イラスト

 

英語での産休の挨拶はあまりないかもしれませんが、会社の上司や取引先が外国人の方、という会社も少なくありません。

 

内容は日本人の上司などに送るものと一緒で、いつから産休に入るのか、ということをはっきりさせる必要があります

 

例文はこちら。

I take maternity leave effective July 10,20○○(産休に入る日にち).

 

I will be away until January 1,20○○(産休から戻ってくる日にち) , and I expects to return at that time.

 

In me absence,(代理の人の名前) will be assuming her responsibilities.

 

Please join our in wishing my healthy delivery and all the best with my newborn.

タイトル:I will take maternity leave.

 

本文
Dear ALL

I would like to let you know that I will be going on maternity leave from (日付)

 

If you have any questions , regarding work during maternity leave we are taking
over to (担当者氏名).
The contact information is as follows
email address:
telephone:

 

We are sorry for your inconvenience but thank you.

 


 

私は(日付)より産休に入ります。

 

産休中の業務に関しましては(担当者氏名)に引き継ぎをしております。連絡先は次のとおりです。

メールアドレス:
電話番号:

 

ご不便をおかけして申し訳ございませんが、よろしくお願いいたします。

 

産休挨拶メールへの返事の書き方例文。

手紙 女性 イラスト

おめでとうございます。

○○さんが安心して育児に専念できるよう、みんなで頑張りますね。

またお仕事にご復帰されるときを、首を長くしてお待ちしております。

少し砕けた言い方であっても、休に入る人が安心して休めるようなメールを送ってあげることが大切ですよ。

 

関係各部署に産休の挨拶メールをきちんと送りましょう

ノートパソコンとOL OKポーズ イラスト

 

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産休の挨拶メールの例文についてお送りしました。

 

産休による引き継ぎの連絡は、とても大事なものです。引き継ぎをした方などの情報を連絡することで、相手の方との仕事がスムーズに行われていきます。

 

産休は女性のための権利ですが、さもそれが当然というように行動してしまうと、角が立ってしまう危険があり復職後のコミュニケーションに影響を及ぼします。

 

あなたが不在の間、そのお仕事を処理するのはまわりの方です。

 

お仕事に復帰する予定の女性であればなおさら、戻ってから居場所がない!なんてことにならないように、きちんとまわりに挨拶メールを送りましょうね。

 

そうすれば、産休中にも関わらず気をもむといったこともないですよ。

 

気持ちよくお休みをいただくためにも、産休のご挨拶は忘れずにするようにしてくださいね。

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