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歓送会の案内メール・案内状の書き方例文。本人宛の場合は?


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別会や歓迎会の幹事になったら必ずしなければならないのが案内メール案内状の作成です。

 

必要な情報がスッキリとまとまった案内メール・案内状を作りましょう。

 

案内にモレがあると、参加者からの問い合わせが殺到して大変なことになります。

 

今回は、歓送会の案内メール・案内状に使える例文です。

・社内への歓送会案内メール・案内状の書き方例文。
・社外への歓送会案内メール・案内状の書き方例文。
・本人宛の歓送会案内メール・案内状の書き方例文。

 

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社内への歓送会案内メール・案内状の書き方例文。

社内 歓送会 案内

 

歓送迎会案内メール・案内状の基本

① 日付

 

② 宛名社員各位」「経理課各位」など

 

③ 幹事幹事の名前と連絡先

 

④ 件名「歓送迎会のご案内」など

 

⑤ 主文社内の場合はいきなり本題から。

社外の場合は前文を付けよう。
差しさわりがなければ、異動日や退職日、退職理由も書きます。

 

⑥ 会の開催場所(地図)・日時・会費など

 

⑦ 出欠の返信方法

 

このうち、まず気を付けたいのは、⑤に書く内容です。
退職理由は、定年や結婚などおめでたい事柄であれば書きます。

 

本人が公にしていない場合や、体調不良など喜ばしいことでない場合は、あえて触れないのがマナーです。

 

次に、⑥の記載についてです。

 

日程は二転三転しないように、主役と主要な出席者(主役の上司など)の都合をリサーチしてから案内を出しましょう。

 

また、会費についてもしっかりと明記します。

会費とは別に、花束などのプレゼント代を別途集める場合はその旨も記載します。

 

最後に、出欠の返信についてです。
返信の方法と期限を書きましょう。

 

期限を書いていないと再度確認する羽目になります。

 

歓送会 案内状

 

歓送会案内メール例文

メールの場合は、開封確認を付ければ連絡モレの恐れがないこと、主役の目に触れないように会費やプレゼント代金などを伝えられる点が利点です。

 

例文

 

総務課各位

お疲れ様です。

田中さんの送別会のお知らせです。

 

ご承知の通り、田中さんは、〇月に退職されることになりました。
そこで、〇〇さんの門出を祝い、ささやかながら送別会を開催しようと思います。
皆さま、ぜひご参加下さい。
以下に送別会の詳細をまとめましたので、ご覧ください。

 

田中さん送別会

 

日時:〇月〇日( )19:00~21:00
場所:〇〇 http://〇○○.○○ (電話00-0000-0000)
(〇〇の名前で予約しておりますので、現地集合でお願いします)
参加費:5000円

 

出欠のお返事を〇月〇日(〇)までに、○○までご返信ください。

よろしくお願いいたします。

――――――――――――――――――――
総務部 ○○○○
内線番号——-
メールアドレス———-

――――――――――――――――――――

 

歓送会 案内 書き方

 

歓送会案内状の書き方例文

案内状と案内メールでは体裁は違いますが、書く内容は同じです。

 

案内状の場合は、回覧扱いにして、同時に出欠を取ることができるという利点があります。

 

例文

 

令和○○年○○月○○日

 

営業部 各位
営業部2課 〇〇〇○○

 

送別会のご案内

 

このたび、佐藤一郎部長が、めでたく定年を迎えられ◯月◯日をもちまして退職されます。
つきましては、佐藤部長のこれまでの功績をたたえて下記の通り送別会を行ないます。
皆様万障お繰り合わせの上、ぜひご参加下さい。

出欠は、下記に出席表を付けておりますので書き込んでください。
なお、◯月◯日までご回覧いただけるよう、ご協力よろしくお願いします。

 

 

日時:〇月〇日( )19:00~21:00
場所:〇〇 http://〇○○.○○ (電話00-0000-0000)
(〇〇の名前で予約しておりますので、現地集合でお願いします)
参加費:5000円

幹事 営業部1課 〇〇〇○○ (内線〇○○)
営業部2課 〇〇〇○○ (内線〇○○)
——————————————————————————————————-

 

 


社外への歓送会案内メール・案内状の書き方例文。

歓送会 案内メール

 

歓送会案内メール例文

社外への案内も基本的には社内と同じです。

 

メーリングリストを使う場合には、BCCを使うなど送り先に注意して送りましょう。

 

例文

 

株式会社○○
営業部  ○○様

 

いつもお世話になっております。
○○株式会社の■■でございます。
さて、先般ご相談させて頂きました鈴木部長の送別会につき、日時・会場等確定いたしましたので、下記のとおりご案内申し上げます。
お忙しいとは存じますが、何卒よろしくお願い申し上げます。

なお、ご都合が悪い場合やご不明な点などがございましたら■■までご連絡くださいませ。

 

 

日時:〇月〇日( )19:00~21:00
場所:〇〇 http://〇○○.○○ (電話00-0000-0000)
(〇〇の名前で予約しております)
貴社よりご出席
・鈴木部長、○○様
(食品アレルギー等がございましたら事前にお申し付けください)
弊社より出席
・〇〇、〇〇、■■

 

以 上
――――――――――――――――――――――――――――――――――――――――
○○株式会社■■
〒——
—県—市—————-
電話:——–
FAX:——–
E-mail:—@—

 

 

歓送会案内状の書き方例文。

歓迎会のご案内

 

拝啓 日に日に暖かさが増しよい季節となりましたが、いかがおすごしでしょうか。

さて、4月より○○勉強会に○○の○○さんが、ご参加されることとなりました。
つきましては、4月〇日の勉強会の後、歓迎会を行いたいと思います。
皆様お誘い合わせの上、ぜひご参加ください。
なお、○月○日までにご都合をお知らせいただけますと幸いです。

 

 

日時:〇月〇日( )19:00~
場所:〇〇 http://〇○○.○○ (電話00-0000-0000)
(〇〇の名前で予約しておりますので、現地集合でお願いします)
参加費:5000円
幹事は○○です。(電話番号:————)

 

敬 具

 

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本人宛の歓送会案内メール・案内状の書き方例文。

本人宛 歓送会 メール

 

本人にも、同じ案内メール案内状でも構いませんが、必要がない部分は消しておきましょう。

まず、参加費などが書いてある場合は、消しておくのがマナーです。

 

また、企画の前に予め都合のよい日時を確認していると思いますから、出欠の確認はいりません。

 

さらに、案内状の場合は別に挨拶状を付けるとより丁寧です。

 

情報を書き漏らさないように気を付けよう

歓送会 情報

 

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歓送迎会の案内メール・案内状で絶対に必要になる情報は、開催場所(地図)・日時・出欠の返信方法、幹事の名前と連絡先です。

 

これだけは忘れないように書きましょう。
出席予定者や会費も書かれているとより親切ですね。

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