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入社式の案内状(メール)書き方文例!送る時期はいつ頃?


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社式は正式に新入社員を迎える場ですね。

 

それだけに、間違いのないように案内状を届けたいものです。

 

案内状を送る時期を間違えると、新入社員を戸惑わせることになりますから気をつけましょう。

 

今回は、入社式の案内状・案内メールの文例や送る時期などについてご紹介します。

・入社式の案内状(メール)を送る時期はいつ頃?
・入社式の案内状の書き方や文例は?
・入社式の案内をメールで送る場合の書き方や文例は?

 

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入社式の案内状(メール)を送る時期はいつ頃?

桜の模様 イラスト
日本の企業では、入社式は4月の初めに行われるのが普通ですね。

 

入社式の案内状に限らず、案内状は一ヶ月前までに送るのが適切です。

 

ですから、3月上旬には発送しましょう。

新入社員は、常識的に考えて4月からの予定を空けているはずですから、直前の発送でも出席するでしょう。

 

しかし、直前まで何も案内がないと、不安にさせたり、問い合わせの電話がかかってきたりします。

 

年末から年度末の3月にかけては、忙しい会社も多いと思いますが、案内状は常識的な時期に出しましょう。

 

新入社員以外の方への案内状も忘れずに

ワンポイントポーズの男性社員 イラスト

 

新入社員以外の出席者への案内状も忘れてはなりません。

 

忘れがちなのが、社内宛の案内です。

入社式には、会社の社長をはじめとする役員や社員代表も出席しますね。

 

また、招待する来賓がいる場合は、こちらも忘れずに案内状を出しましょう。

 

祝辞を依頼する時には、余裕を持って2月中に案内を送付するぐらいの気遣いが必要です。

 


入社式の案内状の書き方や文例は?

ポイントポーズの笑顔のOL イラスト

 

案内状の書き方

① 紙面に対して右上に発信日時を書きます。

 

② 左上に宛名(今回の場合は、新入社員の名前)を書きます。
新入社員の人数が多く、氏名を記すのが大変な場合は、「新入社員各位」としても差し支えありません。

 

③ 右上に、会社名、(役職)氏名を書きます。

 

④ 中央にタイトルを書きます(今回の場合は「入社式の案内」など)。

 

⑤ タイトルの下に書く本文には、『拝啓』で始め、「入社式を行うので出席してください」という内容の文を書きます。

 

⑥ 本文の末尾は『敬具』で締めくくります。

 

1~2行空けてから、中央に『記』、その下に、紙面の下半分から1/3のスペースを使って、日時、会場、問合せ先などを書きます。

 

文例

①令和○○年○月○日

②○○ ○○様

③株式会社○○○○
総務課 ○○ ○○
④入社式のご案内

拝啓 早春の候、ますます御健勝のこととお慶び申し上げます。
さて、弊社○○年度新卒採用者の入社式を下記の日程で執り行いますのでご出席ください。

敬 具

⑦記

日時 : ○○月○○日(○) 午前10時
場所 : 本社3階
住所 : 東京都東京都○○区◎◎町1-2-3
(別紙の地図をご参照ください)
持ち物: ・・・・・

 

※入社式終了後に記念撮影と懇親会を行います。
(終了時刻は××時を予定しています)
※やむを得ず欠席する場合は、下記に連絡してください。
問い合わせ先  TEL:03-0000-0000 担当:総務部 山田

以上

 

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入社式の案内をメールで送る場合の書き方や文例は?

男性社員とノートパソコン イラスト

 

案内メールの書き方

入社式の案内をメールで連絡することも増えてきました。

 

内容は文書で送る場合と同じですが、メールと文書では書式が違いますね。

 

文書と大きく違う点は3つです。

① 件名欄がある
②「拝啓」「敬具」を使わない
③ 送り手の情報(氏名や所属など)は末尾に記す

 

文例

件名 : 入社式のご案内

 

新入社員各位

 

令和○○年度 入社式のご案内

 

標題の件、令和○月○日本社にて入社式を行いますので、ご出席ください。
新入社員の皆さんは、○時迄に(本社の○○)へ集合してください。

 

             ————記————

日時 : ○○月○○日(○) 午前10時
場所 : 本社3階
住所 : 東京都○○○○・・・・・・・・
(下記の地図をご参照ください)
持ち物: ・・・・・

 

※入社式終了後に記念撮影と懇親会を行います。
(終了時刻は××時を予定しています)
※出席の場合、返信は不要です。
問い合わせ先  TEL:03-0000-0000 担当:総務部 山田

以上

———————————————————————-
株式会社△△ ◎◎部
山田 太郎
住所:〒111-1111 東京都○○区◎◎町1-2-3
TEL:03-0000-0000 / FAX:03-0000-0000
URL:http://www.***.co.jp
Mail:◎◎@***.co.jp

 

案内状は入社式1ヶ月前には発送しましょう

男女の会社員と桜 イラスト

 

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入社式の案内状・案内メールの文例をお送りしました。

 

入社式が4月の場合、案内状を送るのは3月上旬~中旬が適切です。

 

案内状に書く内容は、日時、場所、持ち物、問い合わせ先などです。

 

記事の例文を参考に、正確に記すようにしましょう。

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