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忘年会【案内状・メールの例文】社内や社外への書き方は?女子会は?


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年会のシーズンが近づいてきました。

 

幹事になったらまずしなければならないのは、お店の予約と案内状をつくること。

 

案内状ぐらい大体でいいかと適当なものを作るのは考えものです。

上司も忘年会の案内状を見ていますよ!

 

どのように書けばいいのか、堅苦しくいくかウケを狙うべきかなど、なかなか悩みどころですね。

 

今回は、忘年会の案内状の書き方や、社内や社外向けの例文などをご紹介します。

 

 

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忘年会の案内状を出す時期は?

カレンダーに印をつける

 

出席者としては、早めに日程が分かった方が予定を組みやすいものですし、幹事としてもできるだけ早めに出欠を取りたいところです

 

でも、忘年会が行われるのは年末で皆が慌ただしい時期です。

 

何ヵ月も前に案内状を送ると予定がたたないからと、返信を保留しているうちに忘れられてしまう場合もあります。

 

ですから1ヶ月~1ヶ月半くらい前に先方に案内が届くようにするのがいいですね。

 


忘年会案内状の書き方は?ポイントや注意点は?

ビールで乾杯 イラスト

 

郵送で案内状を贈る場合

忘年会の案内状はメールが多いようですが、まず、郵送で案内を送る場合の書き方や例文を説明します。

1. 最初は拝啓で始めます。

 

2. 季節の挨拶文や、日頃お世話になっているお礼やねぎらいのことばを入れます。

 

挨拶文の例文として次のように書けばよいでしょう。

 

『師走に入り、ご多忙な日々をお過ごしのことと拝察いたします。』

『貴社におかれましては益々ご清祥のことと、お慶び申し上げます。』

『時下ますますご清栄のことと心よりお慶び申し上げます。』

 

3. 忘年会を開く旨と参加をお願いする言葉を書きます。

 

4. 手紙部分の最後は敬具でしめます。

 

5. 忘年会の詳細を記載します。

 

書く内容は、日時、場所のほか、会場の地図や連絡先などを書きます。

 

駐車場の有無や最寄駅、参加費についても書いておく方が親切ですね。

ドレスコードや持参して欲しいものがある場合もここに書きましょう。

 

6. 返信の期限と連絡方法、幹事の連絡先を書きます。

 

案内状のデザインや色使いは?

ご出席 ご欠席 はがき

出典:https://twitter.com

 

案内状はメールが中心ですが、郵送で送るなら普段使うコピー用紙などは避けて、便せんかカードを使った方がいいですね。

 

普通の案内状では面白くないと感じたら、

・ 案内状を、パスポートやチケットのデザインにしてみる。

・ 地図を旅行地図風にしてみる。

・ 出欠のハガキに遊び心を持たせてみる。

などもおすすめです。

 

メールで案内状を送る場合

次にールで案内状を出す場合です。

 

メールは仕事上、何件も来ます。

 

件名はすぐに分かるようにすると見逃しもありませんね。

『 【要確認】忘年会のお知らせ 』

『 【〇月〇日】忘年会のご案内 』

など、【要確認】や【日付】を入れるとひと目で分かりやすいですね。

 

次にメールは“誰宛”にするかも記入しましょう。

社員全員なのか、部署ごとなのかにより変わってきます。

・社員各位

・○○部各位

上司に対して個別に送る場合には、〇〇部長、○○課長などを記入しましょう。

 

基本的な書き方は同じですが、メールですから、上記の1.の頭語と4.の結語は省略します。

 

5.の忘年会の詳細は、メール本文に書いてもいいですし、添付資料として添付してもいいでしょう。

 

その場合でも、外出先などで、添付資料が開けない場合もありますので、日時と場所ぐらいは本文に書いておくと親切ですね。

 

会場の場所が分かりづらい時には地図をのせると親切ですし、評価も上がりますよ。

 

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忘年会の案内状の例文は?【社内・社外】

ファイルを持ったOL ポイント

 

社内への案内状の例文

まずは社内メールを送る際の案内例文を紹介します。

 

あくまでも社内ですので、場合によっては上司に送ることも考えると、あまりくだけた表現にしない方が良いと思われます。

 

ビジネスメールの基本に沿った案内メールを作成しましょう。

 

【忘年会案内例文①】

忘年会のご案内

 

皆さんお仕事お疲れ様です。

さて、今年も残すところあとわずかとなりました。

 

恒例の忘年会を下記の通り計画しております。

師走のお忙しい時期とは思いますが、ご参加下さいますようお願い申し上げます。

 

      記

日時:令和□□年□□月□□日

 ◯時〜(受付開始  ◯時)

場所:××××  (最寄駅■■徒歩4分)

住所. ○○区□−□−□  

tel. □□□−□□□□

 

幹事:総務部 山田太郎  tel. □□□−□□□□(内線0000)

 

恐れ入りますが、◯月◯日までに各部ごとの出欠表を総務部山田まで提出して下さい。

 

【忘年会案内例文②】

お疲れ様です。

 

今年も残すところあとわずかとなりました。
早速ですが、毎年恒例の忘年会の場所と日時が下記の通り決まりましたので、ご連絡申し上げます。

 

楽しい企画などもご用意しております。
皆さま万障お繰り合せの上、ご参加くださいますようお願い申し上げます。

 

日時   ○月○日   ○時~
場所  ○○○○
アクセス  ○○駅から徒歩○分  TEL.03-0000-0000
住所 ○○町○丁目○番地○○ビル○階
○○○○のHP https://xxxx.xxxx.xx

参加費  男性 0000円 女性 0000円

 

原則、全員参加ですが、やむを得ず欠席の方は、このメールの返信にて、○月○日までに ○○あてお知らせください。
件名を変えずに返信をお願いいたします。

 

………………………

○○部 ○○(内線000)
E-mail:xx@xxxx.xxxx.xx
携帯 090-0000-0000
………………………

 

【忘年会案内例文③】

件名:忘年会のご案内

 

社員各位

 

お疲れ様です。

総務部○○です。

 

今年も残りわずかとなりました。

そこで〇月〇日、今年も社員間の交流をかね忘年会を開催することとなりましたのでご連絡いたします。

 

楽しい企画をご用意しております。

ご参加下さいますようお願い申し上げます。

 

・忘年会詳細

日時:〇月〇日 〇時~

会場:〇〇〇〇〇〇

住所:〇〇〇町〇〇-〇〇

会費:〇〇〇〇円

※会費は後日集金致します。

 

原則、全員参加ですが欠席の場合には〇月〇日までに総務部○○までご連絡いただきますようお願いいたします。

 

総務部 ○○

内線:○○○○

 

年末でお忙しいとは思いますが宜しくお願いいたします。

 

社外への案内状の例文

○○株式会社 忘年会のご案内

 

拝啓

 

師走の候 皆様におかれましてはますますご清栄のことと心よりお慶び申し上げます。

 

さて、今年も恒例の忘年会シーズンがやってまいりました。

 

今年は例年になく豪華な景品が当たるゲームも用意いたしまして、盛大に会を催す予定でございます。

 

グループ各社の親睦を深める目的も兼ねておりますので、万障お繰り合わせの上、ご参加下さいますようお願い申し上げます。

敬具

       記

日時 令和□□年□□月□□日

◯時〜(受付開始  ◯時)

 

場所 △ホテル(最寄駅××徒歩4分)

中ホール

住所.○○区□−□−□

tel. □□□−□□□□

 

お問合せ先:株式会社○○

〒 □□□−□□□□ ○○区□−□−□

 

担当:総務部 山田太郎

tel. □□□−□□□□(内線0000)

 

恐れ入りますが、◯月◯日までに総務部山田あてに出欠をお知らせくださいませ。

 

忘年会案内状でくだけた文章にしても大丈夫?

女性 ノートパソコン 吹き出し

 

社内や部署で仲が良い仲間だけで忘年会をする時には、そこまで気をつかわなくても大丈夫ですよ。

 

社風にもよりますが、社内やグループ会社への案内状ならば多少くだけた文章でもいいでしょう。

 

ただし、あまりふざけ過ぎるのは考えものです。

宴会での名物社員を取りあげて、○○さんが今年も熱唱します!

 

△△さんがマジックを披露してくださいます!

というような文句をたまに見かけますが、こういう文章を載せる時には必ず本人の了解を得ましょう。

 

実は断れないだけで本人がいやがっていないか、その社員が注目されることが面白くないと思っているほかの社員がいないかなどの気遣いも必要です。

 

楽しい雰囲気を出したいならば、ダジャレや楽しいイラストを載せるぐらいが無難です。

 

ありきたりの案内状ではいやだという場合はこんなアイデアはどうでしょうか。

 

少し変わったところでは、

・ ビンゴやクジが案内状に同封されている。

 

・ 謎のNo.やクイズが書かれていて、出席すれば答えが分かる。

などならば、出席を促す効果もあっていいですね!

 

ざっくばらんな部署で、上司も冗談の通じる相手なら、こんな案内メールでも良いですね。

お疲れ様です!

今年も残りわずかになりました~。

 

○○部長の罵声に耐えた20○○年も、残りあとわずか!
毎年恒例の『無礼講 忘年会』の場所と日時をお知らせします♪

 

日頃の鬱憤がたまっている皆さん、今年も○○部長に思い切りぶつけてストレス発散しちゃいましょう(笑)

(※日時・場所などの部分は前の文例と同じ。)

仲の良い部署ならではの文章です。

 

この例文はあくまでも上司との関係性が重要ですので、ちょっとお硬い上司の場合は、先に紹介したビジネスメールの案内が無難ですね。

 

仲の良い仲間にはくだけた文章、上司には無難なメールがおすすめです。

 

【忘年会の案内】カジュアルな例文は?

ノートパソコンを操作するOL

 

会社で仲が良いもの同士で忘年会をするのなら、堅苦しい文章ではない方が良いですね。

 

相手が上司ではなく、同僚や後輩、友達であればカジュアルな文章で忘年会の案内を送りましょう。

 

気の置けない相手(気を使う必要がない人)には、堅苦しい挨拶よりもこんな感じの文章が良いのではないでしょうか。

 

忘年会案内例文①

お疲れ様です♪

今年も恒例の忘年会の季節がやってきました~

 

忘年会では思いきり飲んでネ!

飲めない人は食べて日頃のストレスを発散しちゃいましょう!

2次会の企画もありますよ~3次会、4次会もあり~。

 

次の日が休みの方は朝まで騒ぎましょう~♪

全員参加!強制ですよ☆

 

忘年会案内例文②

ヤッホー!おつかれ~~!!
毎年恒例の忘年会のお知らせだよ(^^)/

 

飲んで食べて笑って、1年間の憂さをはらしちゃおう(^_-)-☆

 

もちろん2次会も行っちゃうよ~~!!

なんなら朝までコースもありだよ~ん♡

 

日時と場所は☟

(※日時・場所などの部分は前の文例と同じとする。)

 

よろしくね☆

例文を2つご紹介しましたが、あくまでも例文なのでアレンジしてもかまいません。

 

堅苦しい挨拶はなし。

仲が良い仲間に送ることが多いので敬語もいらないです。

 

要するに自由な文章でOK!ということですね。

 

【忘年会の案内】女子会向けの例文は?

ノートパソコンを打つ女性の手 ピンクのマニキュア

 

忘年会は会社だけでありません。

年末の女子会にも案内を送りましょう。

 

女性はお店の雰囲気にこだわります。

 

また、お店のインテリアや店員の様子、客層、お皿やコップは清潔か、そしてもちろん出てくる食べ物や飲み物などにもこだわるもの。

 

女子会には案内文の内容よりも、当日の会場の方が重要かもしれませんね。

 

忘年会案内例文①

今年もあとわずか!
恒例の『女子忘年会』を開催します!

 

今年は女子会ならではの、とっておきの場所を用意しましたよ(^_-)-☆
グルメ雑誌やテレビなどでも注目のお店です。

 

日時と場所は ☟

(※日時・場所などの部分は前の文例と同じとする。)

 

美味しいお酒と美味しいお料理で、女子会ならではの会話で盛り上がりましょう!

女子忘年会では、雑誌やメディアで取り上げられたお店を忘年会の会場にするとテンション上がりますよ♪

 

忘年会案内例文②

お疲れさま~今年も恒例の忘年会を開催します♪

女子のみ忘年会なので彼氏は置いてきてね~

 

今年の会場は去年、予約が取れなかった〇〇〇に決定!

会社の愚痴、彼氏の愚痴なんでも話しまくりましょう♪

 

あ、彼氏や旦那ののろけはNGで(笑)

美味しい食事、お酒に期待してね~♪

 

ビジネスシーンでの案内状の遊び心は、ほどほどに!

居酒屋 ビールをつぐ

 

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忘年会の案内状・メールの書き方や例文などについてお送りしました。

 

ちょっとおもしろい案内状のアイデアも紹介しましたが、遊び心はほどほどに。

忘年会の案内は送る相手によってメールの文章を考えましょう。

 

幹事が初めてで不安という方は、昨年の幹事さんにメールを見せてもらうと参考になりますよ。

 

忘年会シーズンはいろいろと多忙を極める時期。

お店の手配などもあるので、忘年会の案内メールはギリギリよりも早めの方が良いですね。

 

相手が参加したくなるような気持にさせる工夫も大切です。

 

「忘年会、楽しそう♪」と思える分かりやすいメールだと、忘年会の参加率もグンと上がりますよ。

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