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忘年会の案内状例文。社内や社外に送る場合の書き方。

忘年会のシーズンが近づいてきました。

幹事になったらまずしなければならないのは、お店の予約と案内状をつくること。

 

案内状ぐらい適当でいいか~と適当なものを作るのは考えものです。

上司も忘年会の案内状を見ていますよ!

 

じゃあ、どんな案内状にすればいいの?と、思いますよね。

 

今回は、年会の案内状を作るときのポイントをまとめていきます。

具体的な例文も紹介しますので、ぜひ参考にしてみてください。

 

・忘年会の案内状を出す時期は?
・忘年会案内状の書き方例文のポイントや注意点
・忘年会の案内状を出すときの例文は?
・忘年会案内状をおもしろいくだけた文章にしても大丈夫?

 

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忘年会の案内状を出す時期は?

 

出席者としては、早めに日程が分かった方が予定を組みやすいものですし、幹事としてもできるだけ早めに出欠を取りたいところです

 

でも、忘年会が行われるのは年末

皆が慌ただしい時期です。

 

何カ月も前に案内状を送ると予定がたたないからと、返信を保留しているうちに忘れられてしまう場合もあります。

 

ですから1ヶ月~1ヶ月半くらい前に先方に案内が届くようにするのがいいですね。

 

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忘年会案内状の書き方例文のポイントや注意点

 

最近では忘年会の案内状はメールが多いようですが、まず、郵送で案内を送る場合の書き方や例文を説明します。

1. 最初は拝啓で始めます。

 

2. 季節の挨拶文や、日頃お世話になっているお礼やねぎらいのことばを入れます。

 

挨拶文の例文として次のように書けばよいでしょう。

 

・師走に入り、ご多忙な日々をお過ごしのことと拝察いたします。

・貴社におかれましては益々ご清祥のことと、お慶び申し上げます。

・時下ますますご清栄のことと心よりお慶び申し上げます。

 

3. 忘年会を開く旨と参加をお願いする言葉を書きます。

 

4. 手紙部分の最後は敬具でしめます。

 

5. 忘年会の詳細を記載します。

 

書く内容は、日時、場所のほか、会場の地図や連絡先などを書きます。

 

駐車場の有無や最寄駅、参加費についても書いておく方が親切ですね。

ドレスコードや持参して欲しいものがある場合もここに書きましょう。

 

6. 返信の期限と連絡方法、幹事の連絡先を書きます。

 

次にールで案内状を出す場合です。

 

基本的な書き方は同じですが、メールですから1.の頭語と4.の結語は省略します。

 

5.の忘年会の詳細は、メール本文に書いてもいいですし、添付資料として添付してもいいでしょう。

 

その場合でも、外出先などで、添付資料が開けない場合もありますので、日時と場所ぐらいは本文に書いておくと親切ですね。

 

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忘年会の案内状を出すときの例文は?

社内に案内状を出すときの例文

忘年会のご案内

 

皆さんお仕事お疲れ様です。

さて、今年も残すところあとわずかとなりました。

 

恒例の忘年会を下記の通り計画しております。

師走のお忙しい時期とは思いますが、ご参加下さいますようお願い申し上げます。

 

      記

日時:平成□□年□□月□□日

 ◯時〜(受付開始  ◯時)

場所:××××  (最寄駅■■徒歩4分)

住所. ○○区□−□−□  

tel. □□□−□□□□

 

幹事:総務部 山田太郎  tel. □□□−□□□□(内線0000)

 

恐れ入りますが、◯月◯日までに各部ごとの出欠表を総務部山田まで提出して下さい。

 

社外に案内状を出すときの例文

●○株式会社 忘年会のご案内

 

拝啓

師走の候 皆様におかれましてはますますご清栄のことと心よりお慶び申し上げます。

さて、今年も恒例の忘年会シーズンがやってまいりました。

 

今年は例年になく豪華な景品が当たるゲームも用意いたしまして、盛大に会を催す予定でございます。

 

グループ各社の親睦を深める目的も兼ねておりますので、万障お繰り合わせの上、ご参加下さいますようお願い申し上げます。

敬具

       記

日時 平成□□年□□月□□日

◯時〜(受付開始  ◯時)

 

場所 △ホテル(最寄駅××徒歩4分)

中ホール

住所.○○区□−□−□

tel. □□□−□□□□

 

お問合せ先:株式会社○○

〒 □□□−□□□□ ○○区□−□−□

 

担当:総務部 山田太郎

tel. □□□−□□□□(内線0000)

 

恐れ入りますが、◯月◯日までに総務部山田あてに出欠をお知らせくださいませ。

 

忘年会案内状をおもしろいくだけた文章にしても大丈夫?

 

社風にもよりますが、社内やグループ会社への案内状ならば多少くだけた文章でもいいでしょう。

 

ただし、あまりふざけ過ぎるのは考えものです。

宴会での名物社員を取りあげて、○○さんが今年も熱唱します!

△△さんがマジックを披露してくださいます!

というような文句をたまに見かけますが、こういう文章を載せる時には必ず本人の了解を得ましょう。

 

実は断れないだけで本人が嫌がっていないか、その社員が注目されることが面白くないと思っている他の社員がいないかなどの気遣いも必要です。

 

楽しい雰囲気を出したいならば、ダジャレや楽しいイラストを載せるぐらいが無難です。

ありきたりの案内状では嫌だという場合はこんなアイデアはどうでしょうか?

 

少し変わったところでは、

・ビンゴやクジが案内状に同封されている。

・謎のNo.やクイズが書かれていて、出席すれば答えが分かる。

などならば、出席を促す効果もあっていいですね!

 

忘年会案内状のデザインや色使いは?

出典:https://twitter.com

 

最近の案内状はメールが中心ですが、郵送で送るなら普段使うコピー用紙などは避けて、便せんかカードを使った方がいいですね。

 

普通の案内状では面白くないと感じたら、

・案内状を、パスポートやチケットのデザインにしてみる。

・地図を旅行地図風にしてみる。

・出欠のハガキに遊び心を持たせてみる。

などもおススメです。

 

ビジネスシーンでの案内状の遊び心は、ほどほどに!

 

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今回は、年会の案内状についてまとめてみました。

 

例文も紹介しましたので、ぜひ参考にしてくださいね。

ちょっとおもしろい案内状のアイデアも紹介しましたが、遊び心はほどほどに。

 

あまり凝り過ぎたデザインの案内状を作ってしまうと、「幹事は普段の業務を真面目にやっているんだろうか?」「こんなことに時間を使わずに、仕事をもっとしてくれ!」などと、思われるかも…。

 

やり過ぎには気をつけてくださいね。

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