【社内メール】上司への宛名の書き方や敬称は？複数や社外の場合は？
IT化が進んだ会社では、直接口頭で上司に報告・相談・連絡する以外に、社内メールで済ませることも多いですよね。
会社では、言葉遣いや立ち居振る舞いのビジネスマナーがあるように、社内メールにもマナーが必要です。
なにも知らずに、自己流で社内メールを出すと笑われてしまいますし、評価を下げることになります。
とくに宛名の敬称に関しては、間違えると大変失礼に当たります。
今回は、社内メールでの書き方についてご紹介するのでぜひ参考にしてみてくださいね。
・【社内メール】上司への宛名の書き方は？
・複数の相手に社内メールを出す場合の宛名の書き方は？
・社外メールの場合の宛名の書き方は？
・部下にメールを出す場合の宛名は？
【社内メール】上司への宛名の書き方は？
上司は目上の人なので、敬称は名前に「様」をつけるか、名前に「役職名」をつけるのが正しいです。
「殿」は役職名につける場合もありますが、目上の人に使うと失礼にあたるという考え方もありますので、上司への社内メールには避けた方が無難でしょう。
ただし、役職名に様をつけると役職名自体が敬称なので、二重敬称になってしまいますので気をつけましょう。
また、会社によっては、上司でも身内ということで「さん」付けにする場合もあるようですので、社内の風習にしたがって「名前」+「さん」でいいこともあります。
複数の相手に社内メールを出す場合の宛名の書き方は？
上司が複数の場合もあるかと思います。
たとえば、他部署の上司や、プロジェクトチームの上司にまとめて社内メールを送る場合です。
人数が少ない場合は、様をつけて連名にすればいいと思いますが、大人数の場合は困りますよね。
そういうときは、『各位』という敬称を使ってくださいね。
たとえば、「総務部各位」「○○プロジェクトチーム各位」というようにです。
各位に様や殿をつけると、二重敬称になりますので、気をつけてください。
社外メールの場合の宛名の書き方は？
それでは、社外メールの宛先はどうすればよいでしょうか。
社外メールに関しては、『 社名 ＋ 部署名 ＋ 名前 ＋ 様 』という順番で宛名を書くのがマナーです。
名前は苗字だけよりフルネームで書いたほうがより丁寧です。
役職がある場合、役職名も付けてください。
その場合、名前に役職名をつけると二重敬称になりますので、名前の前につけるといいでしょう。
たとえば、下記のような書き方になります。
○○株式会社
営業部
課長 島耕作様
社外メールで複数の方に出す場合は、社内メールのときと同様に「各位」、「関係各位」、「お客様各位」などを使ってくださいね。
部下にメールを出す場合の宛名は？
ここまでは、上司への宛名に関して説明してきましたが、部下に出す場合の宛名の書き方はどうすればよいでしょう。
会社によって、独自のルールがあるかもしれませんが、基本的に部下でも「さん」などの敬称をつけることがビジネスマナーとされています。
「さん」より丁寧に「様」をつける会社もあるようですので、その会社の雰囲気をとらえて臨機応変に対応してくださいね。
管理職に関しては、部下でも名前に役職をつけるのがルールの場合はそのようにしてください。
宛名を正しく書いて印象アップ！
【関連記事】
●「お疲れ様です」「ご苦労様です」の使い方。目上の人に使うのは？
●「申し訳ございません」と「申し訳ありません」の違いや使い分けは？
社内メールで上司への宛名の書き方などをお送りしました。
メールの書き出しは、相手に対しての第一印象になりますので、その後の印象を左右することにもなります。
上司でも部下でも、相手の名前を間違えるというのは大変失礼に当たりますので、漢字が間違っていないか、役職が間違っていないか、きちんと確かめてから出すようにしてくださいね。
長い付き合いで、親しくなり、くだけた書き方になる場合もあるかとは思いますが、親しき仲にも礼儀あり。
メールは文書として後々残りますので、宛名の書き方には気をつけましょう。