【新入社員歓迎会】案内メール・案内状の書き方や例文は？人事異動は？
新年度を迎える春。
少し緊張した面持ちで初々しさが感じられる新卒者や、経験を生かして期待に応えるべくヤル気に満ち溢れた中途者など、新入社員を迎え入れる企業が多いのではないでしょうか。
そして新入社員を迎えるということは、『歓迎会』を開催することもありますね。
新しい仲間を迎え入れる歓迎会は、皆との信頼関係を深めるための大切な会。
そんな歓迎会に参加してもらうには、分かりやすい案内状や案内メールを作成する必要がありますね。
しかし、歓迎会の案内状を作ったことない場合、「開催場所と時間は決まったけれど案内はどうしたらいいのだろう」という悩みを抱える方も多いかもしれません。
そこで今回は、新入社員歓迎会の案内状や案内メールの書き方や例文をご紹介します。
この記事の目次
案内メールの件名や書き方は？
案内状を作成するとなると、まずここが気になりますよね。
歓迎会に召集するメンバーの中には、上の立場の方や、社外の方がいる場合もあります。
その場合、同じ歓迎会の案内でも少し文章が変わりますので、失礼のないようにしっかりポイントをおさえておきましょう。
件名はわかりやすく簡潔に、
・ 新入社員歓迎会のご案内
・ ○○年度新入社員歓迎会のご案内
などで大丈夫です。
そして本文はこのような流れで書いていきましょう。
1. 冒頭の文
2. 場所、日時、会費
3. 出欠の連絡方法
4. 会費の集金方法
5. 出欠連絡欄など
6. 幹事の名前と連絡先
この順番に書いてみてください。
そして、ビジネス書体で書きましょう。
また、ダラダラとした長すぎる文章は避けましょう。
長い文章になりすぎると、伝えたい部分が伝わりにくくなってしまいます。
出欠の有無の確認
歓迎会の案内は出欠の有無を必ず取らなければなりませんね。
下記のようなことを案内状・案内メールの中に書いておきましょう。
「 ◯月◯日までに、幹事まで出欠をお知らせ下さい。」
「 恐れ入りますが、切取線から下を切り離し、幹事までご提出下さい。」
「 ◯月◯日までに、このメールの返信にて出欠をお知らせ下さい。」
「 出欠は◯月◯日までに、このメールの返信にてお知らせ下さい。」
「 恐れ入りますが、◯月◯日までに別紙にて出欠をお知らせください。」
それでは次に、具体的に、上司・社内・社外・本人へ送る案内状の例文をご紹介しますね。
上司や社内への案内状例文は？
上司宛ての例文
○○部 ○○様
今年も新しい新入社員を迎える季節となり、歓迎会の開催を予定しております。
○○様には日頃からご指導いただき、本当に感謝しております。
つきましては、新入社員への歓迎の意を込めて、下記の日程で歓迎会を開催いたします。
ぜひ、ご出席ください。
********************
１.日時：○月○日（○曜日）○時～
２.場所：○○○○（場所は下記URL参照）
http://www.｡｡｡｡.｡｡｡｡ / TEL 00-0000-0000
３.会費：○○円
（なお、欠席の場合も○○円のご協力をお願いします）
********************
出欠は○月○日までに、このメールの返信にてお知らせください。
会費は当日集金いたします。
********************
幹事：△△部 △△△△
E-mail：｡｡｡｡｡｡＠｡｡.｡｡
********************
社内宛ての例文
令和○○年○○月○○日
○○支店
○○部各位
お疲れ様です。
このたび、わが○○部に新しく二名の仲間が加わりました。
【○月○日付入社】
営業○課 ○○○○さん
営業○課 □□□□さん
つきましては、お二人に歓迎の意を表すとともに、○○部のより一層の団結と親睦をはかる意味も込めまして下記のとおり歓迎会を開きたいと思います。
皆様、万障お繰り合わせの上、ぜひご出席下さい。
********************
１.日時：○月○日（○曜日）○時～
２.場所：○○○○（場所は下記URL参照）
http://www.｡｡｡｡.｡｡｡｡ / TEL 00-0000-0000
３.会費：○○円
（なお、欠席の場合も○○円のご協力をお願いします）
********************
出欠は○月○日までに、このメールの返信にてお知らせください。
会費は後日集金します。よろしくお願いします。
【出欠連絡欄】
どちらかに○をお願いします。
（ ）出席 ・ （ ）欠席
お名前 [ ]
********************
幹事：△△部 △△△△（内線0000）
E-mail：｡｡｡｡｡｡＠｡｡.｡｡
********************
もしくはこちらのような文章でもよいでしょう。
桜の蕾もほころび、今年もフレッシュな顔ぶれを迎える時期になりました。
本年度は下記の諸君が○月○日付けで当社に入社されます。
つきましては、新入社員の諸君への歓迎の意を込めまして、下記の通り歓迎会をとり行ないます。
皆様万障お繰り合わせの上、ぜひご参加下さい。
社外や本人への案内状例文は？
社外宛ての例文
令和○○年○○月○○日
関係者各位
株式会社 ○○○○
代表取締役 ○○○○ 様
歓迎会のご案内
拝啓
時下ますますご清栄のこととお喜び申し上げます。
平素はひとかたならぬご愛顧を賜り、厚くお礼申し上げます。
さて、このたび我が社に○○さんと○○さんが入社されました。
つきましては、お二人の今後のご活躍を祈念して、下記のとおり歓迎会を開催したいと思います。
何かとご多用とは存じますが、ご来臨の栄を賜りますよう謹んでお願い申し上げます。
誠に恐れ入りますが、ご出欠を○月○日（○曜日）迄にメールにてご返信いただきますようお願いいたします。
敬具
記
１.日時：○月○日（○曜日）○時～
２.場所：○○○○（場所は下記URL参照）
http://www.｡｡｡｡.｡｡｡｡ / TEL 00-0000-0000
３.会費：○○円
４.問い合わせ先
担当：○○部 ○○○○
電話：00-0000-0000
FAX：00-0000-0000
尚、後日出席できなくなった場合は担当○○まで（00-0000-0000）
ご連絡いただければありがたく存じます。
以上
********************
株式会社△△△△
△△部 △△△△
TEL：00-0000-0000 FAX：00-0000-0000
E-mail：｡｡｡｡｡｡＠｡｡.｡｡
********************
本人宛ての例文
○○○○ 様
歓迎会へのご出席のお願い 文書にて失礼いたします。
先日お知らせしたとおり、○○様の歓迎会を下記のとおり開催致したく、ご案内を差し上げました。
ささやかな会ではございますが、社員一同心よりお待ちしておりますので、ぜひご出席下さいますようお願いいたします。
********************
1. 日時：○月○日（○曜日）○時～
2. 場所：○○○○（場所は下記URL参照）
http://www.｡｡｡｡.｡｡｡｡ / TEL 00-0000-0000
********************
********************
幹事：△△部 △△△△（内線0000）
E-mail：｡｡｡｡｡｡＠｡｡.｡｡
********************
人事異動の新入社員の場合は？英語で出す場合の注意点は？
人事異動の新入社員の場合
「 毎日お仕事お疲れ様です。
早速ですが、○○くんが◯月◯日付けでわが○○部の一員となりました。
クールなメガネの奥に光るつぶらな瞳が印象的な○○君は◯◯年入社。
前職は□□支店の□□担当だったそうです。
我々幹事としましては、彼に一日も早く職場に溶け込み業務に慣れてもらうために、下記の通り歓迎会をかねた親睦会を企画いたしました。
皆様万障お繰り合わせの上ぜひご参集ください。」
英語で送る場合の注意点は？
英語でのやり取りをする機会も増えていますね。
英語で案内文を出す場合は、
・ 歓迎会を開催するということ
・ 日時
・ 場所
・ 要返信かどうか
・ フォーマルなのかカジュアルなのか
という内容をお知らせする必要があります。
特に時間の記載には注意が必要。
日本では午後6時～8時を18時～20時といったりしますが、英語の場合は18ｈ-20ｈだと18時間から20時間という意味になってしまうので、6-8PMと記載するとよいでしょう。
少し文化による違いがあるので気を付けなければなりませんね。
案内状のポイントや注意点は？
歓迎会の案内メール・案内状を出すにあたって、おさえておきたいポイントと注意しなければならない点がいくつかあります。
案内を出す時期
仕事をしていると日々のスケジュールはどんどん埋まっていきます。
まず、歓迎会の開催日は上司と相談したうえで決めましょう。
そしてお知らせは早ければ早いに越したことはないので、早めに声掛けをはじめ、遅くても10日から1週間前までには全員に伝わるようにしましょう。
出欠の確認
会場の収容人数や会費の集金に関わってきますので、人数把握は絶対です。
必ず出欠の返事をもらうようにしましょう。
前日や当日のキャンセルを避けるためにも、キャンセルはいつまで可能なのか、日付を記載しておくとよいかもしれませんね。
会費
歓迎会当日は幹事が進行役ですのでバタバタすること間違いなしです。
そんな中での会費徴収は、「もらった・もらっていない」などの金銭トラブルを招く原因にもなります。
できれば事前徴収を案内文に記載し、3日前までに徴収しておきたいものです。
トラブルを防ぎスムーズに進めることができ、当日の作業も一つ減るので一石二鳥ですよ。
ちなみに主役である新入社員からは、徴収しないことが多いです。
誤って徴収することがないよう、こちらも注意が必要ですね。
新入社員歓迎会の案内状の返信は？
これは送られる側の例文になりますが、一応ご紹介しておきますので、必要であればご参照ください。
歓迎会の案内メール・案内状が届いたら、参加であっても欠席であっても、すぐに丁寧な文章で返信するのが印象もいいですよね。
スケジュールの調整が必要になる場合は、メールを確認した旨だけでも返信しましょう。
参加の場合の例文
件名：○月○日の歓迎会出席いたします ○○○○（自分の名前）
△△様
お疲れ様です。
○○です。
歓迎会お誘いのメールをいただきましてありがとうございます。
ぜひ、出席させていただきたいと思います。
当日楽しみにしております。
取り急ぎご返事申し上げます。
欠席の場合の例文
件名：○月○日の歓迎会欠席いたします ○○○○（自分の名前）
△△様
お疲れ様です。
○○です。
○月○日の歓迎会ですが、急な予定が入り参加できなくなりました。
申し訳ございません。
とても残念ですが、次回はぜひとも参加できたらと思います。
またの機会によろしくお願いします。
案内状は簡潔に書くことがポイント！
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歓迎会の案内状・案内メールの例文や書き方をお送りしました。
歓迎会の案内状・案内メールは、基本の形だけを決めておくと、あとは当てはめていくように書いていくだけなのでとても簡単。
アレンジも容易なので、多くの方々に参加してもらうためにも、「行きたい！」と思ってもらえるものをぜひ作成してみてくださいね。
今回ご紹介した例文はほんの一例ですが、少しでもお力になれたら幸いです。
楽しい歓迎会になることを願っています。