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送別会の案内メール例文集(異動・退職・転職・寿退社)

送別会の案内メールに使える、案内メール例文集です。

 

異動や退職、転職や寿退社など、様々なケースに合わせたテンプレートを作成していきますので、司会や幹事など送別会のとりまとめを行う方は参考にお使いください。

 

送別会は触れる機会がそれほど多くは無い為、なかなか立ち回りに慣れにくい部分もあるかと思います。だからこそメール等の対応がしっかりできていれば、それだけ社内からの信頼を得やすいチャンスでもあります。

 

送別会の担当が初めてという方の為にも、何に気を付けたらいいか、案内メールを作る上でのポイントや注意点は何かについても、例文と一緒にこのような流れでご説明していきます。

 

・送別会の案内メールはどう作るの?基本的な作成手順を知ろう
・異動時の送別会案内メール例文
・退職時の送別会案内メール例文
・寿退社時の送別会案内メール例文
・送別される本人に送る場合の案内メール例文

 

これがあれば送別会の案内メールはもう大丈夫!という構成でまとめていきますので、是非ご活用ください。

 

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送別会の案内メールはどう作るの?基本的な作成手順を知ろう

キーボード 手

 

送別会の案内というと飲み会のような気安いものでいいのでは?とメールについて考える方もいるかもしれません。

 

ですが社内行事に関わるものは、どんなものでもビジネス文書のくくりとして扱うべき対象に入ります。

 

送別会の案内メールも、ビジネスメールの基礎を踏襲して作成していきましょう。

 

ビジネス書式らしく、分かりやすく簡潔にまとめて

件名、内容共に用件がすぐ伝わるよう、さっぱりとまとめて作成しましょう。

 

件名にお疲れ様です、などの挨拶を用いる必要はありません

 

~~さん送別会など、誰、もしくはどこの部署の送別会なのか伝わるような書き方で十分です。

 

宛名は社内であれば~~部各位、~~部の皆さんへといったあっさりしたものでOKです。

 

本文は、

・誰がどういう事情で異動や退職となったか

・送別会開催の挨拶と参加のご案内、開催日・会場・会費とあれば注意事項

・最後に出欠連絡の期限を添える

といった構成で作成しましょう。

 

メール サラリーマン

 

あまり長くなり過ぎないよう、誰の移動または退職かと、送別会の案内の部分はそれぞれ5行以内で大丈夫です。

 

また、あくまでビジネスメールの一種なので、メールを出す人の署名を必ず最後につけておくようにしてください。

 

メールだからこそセキュリティや送信トラブルにも気を配ろう

基本的には送信の失敗や相手先への未着はあまりないですが、それでもサーバーや回線のトラブル、電子機器のイレギュラーによって届かない事がメールには有り得ます。

 

出したからと言ってそこで安心しきらないよう、出して3日してリアクションがなければ確認するよう心がけましょう。

 

またウイルス問題、セキュリティ漏れ問題の対象からは電子機器である以上逃れられません。

 

ウイルスチェックは送信する前に一度済ませておくこと、また機密情報のような重要な内容等は原則あまり記載しないようにしておきましょう。

 

送別会案内メールは、あくまで送別会の事のみの記載に留めてください。

 


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異動時の送別会案内メール例文

 

異動 会社員

 

件名:相沢□□さん送別会のご案内

 

○○部の皆さんへ

 

今回は○○部の相沢□□さんが、3月15日をもって新潟支店の○○部へ異動されることになりました。

 

つきましては、今までお世話になりましたことに感謝の意を表すと共に、新天地でのご活躍とご健勝を祈る気持ちを込めまして、送別会を開催したいと思います。

 

詳細は下記の通りにまとめてありますので、ご確認の上、是非皆様のご参加をお願い致します。

――――――――――――――――――――――――

日時:★月★日(★曜日) ××時~

場所:中華料理「辛龍」(地図URL  http://www.xxx.xxx/)

会費:男性 X,000円 女性 X,000円

注意事項:不参加の方は当日のプレゼント代X,000円だけご用意お願い致します。

――――――――――――――――――――――――

出欠は○月○日までに、このメールの返信にてお伝え頂けるようお願い致します。会費等は★月△日に集金へ参りますので、ご準備の方お願い致します。

 

この度は皆様、どうぞよろしくお願い致します。

 

【出欠確認蘭】

当てはまる方に○を付けてご返信ください。

(   )出席・(   )欠席 お名前【       】

 


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退職時の送別会案内メール例文

花束

 

件名:柿沼□□さん送別会のご案内

 

○○部各位

 

皆様、いつもお仕事お疲れ様です。

 

皆様ご承知の通り、長年私達を支えて下さった柿沼□□さんが、4月2日をもって退職される運びとなりました。

 

つきましては今までの感謝の意を込めまして、柿沼□□さんの送別会を下記の通り開催したいと思います。内容をご確認の上、忙しい中ではございますが皆様ぜひご参加をよろしくお願い致します。

―――――――――――――――――――――――――

日時:★月★日(★曜日) ××時~

場所:レストラン コスモス(地図URL  http://www.xxx.xxx/)

会費:男性 X,000円 女性 X,000円

注意事項:不参加の方は当日のプレゼント代X,000円だけご用意お願い致します。

―――――――――――――――――――――――――

出欠は○月○日までに返信にてご連絡をお願い致します。会費等は★月△日にご準備をお願い致します。

 

【出欠確認蘭】

当てはまる方に○を付けてご返信ください。

(   )出席・(   )欠席 お名前【       】

 

定年退職の場合はどうしたらいいの?

花束を持ったスーツ姿の男性

 

挨拶の部分と案内にあたる箇所を定年退職用に整えた例文をご用意致しました。

 

上記の退職用ご案内メールを下地として、メールの上記部分を例文のように書き替えていただければ、定年退職時の案内メールとしても使用可能です。

 

件名:佐藤□□部長の定年ご退職を祝う送別会のご案内

 

○○部 各位

 

皆様、いつもお仕事お疲れ様です。

 

この度は佐藤□□部長が定年を迎えられ、5月10日をもちましてご退職されることとなりました。

 

つきましては佐藤□□部長へのこれまでのご功労、ご尽力に感謝の意を表すと共に、退職後のご健勝をお祈りする意も込めまして、送別会を下記の通り開催したいと思います。

 

内容をご確認の上、是非皆様ご出席いただけたらと思います。どうぞよろしくお願い致します。

 

転職の場合はそれを社内でにおわせてはNG?

基本的に、別の会社に移っていくという事実を社内で公にしてしまうのは絶対にダメです。

 

上司や役員の方々からしたら、自分達の会社を捨てて新しいところに乗り換えるわけですし、場合によっては、人間関係の折り合いが問題で余所に移らざるを得なくなったケースも有り得ます。

 

また、転職される方もそのことは分かっているので、転職するという事実は社内の人間には明かさないでおくケースが多いです。

 

基本的には通常の退職される方用の送別会案内メールを使用するようにして、転職というワードは絶対に持ち出さないようにメールを作成してください。

 

寿退社時の送別会案内メール例文

結婚式 花束

 

件名:田上□□さん送別会のご案内

 

各位

 

皆様、いつもお仕事お疲れ様です。

 

皆様ご存じとは思いますが、この度はめでたいことに○○部の田上□□さんがご結婚されることになり、その為○月○日をもちまして退職されることとなりました。

 

つきましては今までの感謝の意を表すと共に、田上さんのご結婚を祝し末永いお幸せを祈る気持ちもこめまして、下記の通り送別会を開きたいと思います。

 

皆様、お忙しい中とは存じますが是非ご出席をお願い致します。

―――――――――――――――――――――――――

日時:★月★日(★曜日) ××時~

場所:イタリア料理 チェザーレ (地図URL  http://www.xxx.xxx/)

会費:男性 X,000円 女性 X,000円

注意事項:不参加の方は当日のプレゼント代X,000円だけご用意お願い致します。

―――――――――――――――――――――――――

出欠は○月○日までに返信にてご連絡をお願い致します。会費等は★月△日にいただきにまいりますので、各自ご準備をお願い致します。

 

【出欠確認蘭】

当てはまる方に○を付けてご返信ください。

(   )出席・(   )欠席 お名前【       】

 

送別される本人に送る場合の案内メール例文

白い花束

 

件名:送別会のご案内

 

中島□□さん

 

お疲れ様です。○○部の△△□□です。

 

この度は中島さんのご退職される旨を伺いました。これまで仲良くさせていただいた分、寂しい思いです。X年間の間、ご尽力いただきましてありがとうございました。

 

有志一同ささやかなものではありますが、中島さんへの感謝と慰安の意を込めまして、送別会を催させていただこうと思います。貴重なお時間を頂戴致しますが、是非ご参加いただけるようお願い致します。

 

日時、場所につきましては以下の通りご案内申し上げます。不都合等ありましたら△△までご連絡いただくようどうぞよろしくお願い致します。

 

―――――――――――――――――――――――――

日時:★月★日(★曜日) ××時~

場所:創作和食料理 唐松亭 (地図URL  http://www.xxx.xxx/)

注意事項:参加厳しい場合は一週間以内にご連絡いただけますようお願い致します。

―――――――――――――――――――――――――

 

封筒

 

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送別会のメール例文を3パターンに分けてご紹介させていただきましたが、いかがでしたでしょうか。

 

取りまとめ役の方の携帯連絡先なども、差支えなければ注意事項として記載を行なっていいかもしれないですね。メールだけのやりとりはイレギュラーに対応しにくいので、他の連絡手段も確保しておきましょう。

 

また、送られる方から会費は決していただいてはいけません。送られる方の分の料金は全員で割れるように分散してから、参加者の会費に含めるよう対応をしてください。

 

また参加者には、送られる方の分の会費も含まれていることを伝えておいてもいいです。社員の性質を踏まえた上で判断を行ないましょう。

 

メールの文章で相手の人柄というのは読み取れるものです。

 

祝って暖かく送り出したい、今までお世話になった方にお礼の気持ちを伝えたい、そんなあなたの気持ちが皆さんに伝わるメールが作れるといいですね^^


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