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新入社員歓迎会の案内メール・案内状の書き方例文集まとめ!

新年度を迎える。少し緊張した面持ちで初々しさが感じられる新卒者や、経験を生かして期待に応えるべくヤル気に満ち溢れた中途者など、新入社員を迎え入れる企業が多いのではないでしょうか?

 

そして新入社員を迎えるということは、「歓迎会」を開催する企業もきっと多いはず。

 

そんな「歓迎会」の開催にあたり、入社2年目、3年目を迎える先輩社員が「幹事」という重大な役割を任せられることが多いようですが、初めてはもちろん、何度か経験していても慣れないという方もいらっしゃいますよね?

 

 

「幹事」といえば、主に会場の予約などの事前準備や当日の進行役を思い浮かべますが、意外と悩むのが参加するメンバーを召集するための案内文だったりします。

開催場所と時間は決まった!!だけど案内ってどうしたらいいの?

召集する中には上司や社外の方もいるけど相手によって文章を変えたほうがいいの?

そんなお悩みを抱える方も多いかもしれません。

 

今回は新入社員歓迎会の案内状作成の際に、書面はもちろんメールでも使える例文集をご紹介します。下記のような流れで書いていきますね。

 

・新入社員歓迎会の案内メールや案内状は相手によって文章が違う?
・英語で新入社員歓迎会の案内メールや案内状を出す場合は?
・新入社員歓迎会の案内メール・案内状を作成する際のポイントや注意点は?
・新入社員歓迎会の案内メール・案内状の返信はどうしたらいい?

 

案内文でお困りの幹事さん!!ぜひ参考にしてみてくださいね。

 

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新入社員歓迎会の案内メールや案内状は相手によって文章が違う?

スマホ パソコン

 

案内状を作成するとなると、まずここが気になりますよね。

 

「歓迎会」に召集するメンバーの中には、上の立場の方や、社外の方がいる場合もあるでしょう。

 

その場合、同じ「歓迎会」の案内でも少し文章が変わるのは当然ですよね。

 

失礼のないようにしっかりポイントをおさえておきましょう。

 

件名はわかりやすく簡潔に、

 

新入社員歓迎会のご案内

○○年度新入社員歓迎会のご案内

 

などで大丈夫なようです。

 

上司宛て

 

例)○○部 ○○様

 

今年も新しい新入社員を迎える季節となり、歓迎会の開催を予定しております。

○○様には日頃からご指導いただき、本当に感謝しております。

 

つきましては、新入社員への歓迎の意を込めて

下記の日程で歓迎会を開催いたします。

ぜひ、ご出席ください。

 

********************

1.日時:○月○日(○曜日)○時~

2.場所:○○○○(場所は下記URL参照)

http://www.。。。。.。。。。 / TEL 00-0000-0000

3.会費:○○円

(なお、欠席の場合も○○円のご協力をお願いします)

********************

 

出欠は○月○日までに、このメールの返信にてお知らせください。

会費は当日集金いたします。

 

********************

幹事:△△部 △△△△

E-mail:。。。。。。@。。.。。

********************

 

社内宛て

 

例)平成○○年○○月○○日

○○支店

○○部各位

 

お疲れ様です。

このたび、わが○○部に新しく二名の仲間が加わりました。

【○月○日付入社】

営業○課 ○○○○さん

営業○課 □□□□さん

 

つきましては、お二人に歓迎の意を表すとともに、

○○部のより一層の団結と親睦をはかる意味も込めまして

下記のとおり歓迎会を開きたいと思います。

皆様、万障お繰り合わせの上、ぜひご出席下さい。

 

********************

1.日時:○月○日(○曜日)○時~

2.場所:○○○○(場所は下記URL参照)

http://www.。。。。.。。。。 / TEL 00-0000-0000

3.会費:○○円

(なお、欠席の場合も○○円のご協力をお願いします)

********************

 

出欠は○月○日までに、このメールの返信にてお知らせください。

会費は後日集金します。よろしくお願いします。

 

【出欠連絡欄】

どちらかに○をお願いします。

( )出席 ・ ( )欠席

お名前 [        ]

 

********************

幹事:△△部 △△△△(内線0000)

E-mail:。。。。。。@。。.。。

********************

 

女性 メール

 

社外宛て

 

例)平成○○年○○月○○日

関係者各位

株式会社 ○○○○

代表取締役 ○○○○ 様

 

歓迎会のご案内

 

拝啓

 

時下ますますご清栄のこととお喜び申し上げます。

平素はひとかたならぬご愛顧を賜り、厚くお礼申し上げます。

 

さて、このたび我が社に○○さんと○○さんが入社されました。

つきましては、お二人の今後のご活躍を祈念して、下記のとおり

歓迎会を開催したいと思います。

 

何かとご多用とは存じますが、ご来臨の栄を賜りますよう

謹んでお願い申し上げます。

 

誠に恐れ入りますが、ご出欠を○月○日(○曜日)迄に

メールにてご返信いただきますようお願いいたします。

 

敬具

 

1.日時:○月○日(○曜日)○時~

2.場所:○○○○(場所は下記URL参照)

http://www.。。。。.。。。。 / TEL 00-0000-0000

3.会費:○○円

4.問い合わせ先

担当:○○部 ○○○○

電話:00-0000-0000

FAX:00-0000-0000

 

尚、後日出席できなくなった場合は担当○○まで(00-0000-0000)

ご連絡いただければありがたく存じます。

 

以上

********************

株式会社△△△△

△△部 △△△△

TEL:00-0000-0000 FAX:00-0000-0000

E-mail:。。。。。。@。。.。。

********************

 

本人宛て

 

例)○○○○ 様

 

歓迎会へのご出席のお願い 文書にて失礼いたします。

先日お知らせしたとおり、○○様の歓迎会を下記のとおり開催致したく、ご案内を差し上げました。

ささやかな会ではございますが、社員一同心よりお待ちしておりますので、ぜひご出席下さいますようお願いいたします。

 

********************

1. 日時:○月○日(○曜日)○時~

2. 場所:○○○○(場所は下記URL参照)

http://www.。。。。.。。。。 / TEL 00-0000-0000

********************

 

********************

幹事:△△部 △△△△(内線0000)

E-mail:。。。。。。@。。.。。

********************

 


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英語で新入社員歓迎会の案内メールや案内状を出す場合は?

english

 

グローバル化が進む近年では、英語でのやり取りをする機会も増えていますね。

 

英語で案内文を出す場合は、

歓迎会を開催するということ

日時

場所

要返信かどうか

フォーマルなのかカジュアルなのか

という内容をお知らせする必要があるようです。

 

特に時間の記載には注意が必要で、日本では午後6時~8時を18時~20時といったりしますが、

 

英語の場合は18h-20hだと18時間から20時間という意味になってしまうので、6-8PMと記載すると間違いないんだそうです。

 

少し文化による違いがあるので気を付けなければなりませんね。

 


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新入社員歓迎会の案内メール・案内状を作成する際のポイントや注意点は?

OL

 

歓迎会の案内メール・案内状を出すにあたって、おさえておきたいポイントと注意しなければならない点がいくつかあります。

 

案内を出す時期

仕事をしていると日々のスケジュールはどんどん埋まっていきます。まず、歓迎会の開催日は上司と相談したうえで決めましょう。

 

そしてお知らせは早ければ早いに越したことはないので、早めに声掛けをはじめ、遅くても10日から1週間前までには全員に伝わるようにしましょう。

 

出欠の確認

会場の収容人数や会費の集金に関わってきますので、人数把握は絶対です。

 

必ず出欠の返事をもらうようにしましょう

 

前日や当日のキャンセルを避けるためにも、キャンセルはいつまで可能なのか、日付を記載しておくといいかもしれませんね。

 

会費

歓迎会当日は幹事が進行役ですのでバタバタすること間違いなしです。

 

そんな中での会費徴収は、「もらった・もらっていない」などの金銭トラブルを招く原因にもなります。

 

できれば事前徴収を案内文に記載し、3日前までに徴収しておきたいものです。

 

トラブルを防ぎスムーズに進めることができ、当日の作業も一つ減るので一石二鳥ですよ。

 

 

ちなみに主役である新入社員からは、徴収しないことが多いようです。

 

誤って徴収することがないよう、こちらも注意が必要ですね。

 

新入社員歓迎会の案内メール・案内状の返信はどうしたらいい?

女性 パソコン

 

歓迎会の案内メール・案内状が届いたら、参加であっても欠席であっても、すぐに丁寧な文章で返信するのが印象もいいですね。

 

スケジュールの調整が必要になる場合は、メールを確認した旨だけでも返信しましょう。

 

参加の場合

例)件名:○月○日の歓迎会出席いたします ○○○○(自分の名前)

 

△△様

お疲れ様です。○○です。

 

歓迎会お誘いのメールをいただきましてありがとうございます。

ぜひ、出席させていただきたいと思います。

 

当日楽しみにしております。

取り急ぎご返事申し上げます。

 

欠席の場合

例)件名:○月○日の歓迎会欠席いたします ○○○○(自分の名前)

 

△△様

お疲れ様です。○○です。

 

○月○日の歓迎会ですが

急な予定が入り参加できなくなりました。

申し訳ございません。

 

とても残念ですが

次回はぜひとも参加できたらと思います。

またの機会によろしくお願いします。

 

 

【関連記事】

新入社員歓迎会で上司や社長の挨拶例文集!乾杯や締めは?

 

参加者の人数を左右するといっても過言ではない「歓迎会の案内状・案内メール」。

 

ぜひ多くの方々に参加してもらうためにも、「行きたい!」と思ってもらえるものを作成したいですよね。

 

新入社員はもちろん参加者全員が楽しめる「歓迎会」にするためには、そう!!幹事であるあなたの腕にかかってますよ!!

 

今回ご紹介した例文はほんの一例ですが、少しでもお力になれたら幸いです。

 

案内メール・案内状の作成をちょっとだけがんばって、ぜひ素敵な歓迎会にしちゃいましょう!!


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